Befreien Sie sich von der E-Mail Flut

Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit E-Mails und häufig empfinden sie deren Nutzung als Störfaktor. In kurzen Abständen empfangen Mitarbeitende neue E-Mails, öffnen diese und werden so ständig in ihrer Arbeit unterbrochen. Um die Konzentration wieder für die ursprüngliche Aufgabe aufzubauen, braucht es bis zu 20 Minuten. Diese Unterbrechungen machen die Mitarbeitenden und die Firma sehr ineffizient. Die E-Mail Flut wirkt sich häufig auch auf Meetings aus, weil ständig jemand über ein mobiles Gerät Nachrichten abruft.

Möchten Sie die E-Mail Kommunikation strukturieren und effizienter gestalten?

Möchten Sie 100%ige Dokumentation und Transparenz?

Eine stärkere Strukturierung der Kommunikation führt zu mehr Effizienz. Nach dem Motto „Nur ein leeres Postfach ist ein gutes Postfach“ möchten wir Ihnen unsere „Zero-Inbox-Strategy“ aufzeigen.

Unsere Geschäftsprozess-Lösung Service Champion macht es möglich, die E-Mail Flut zu strukturieren und intelligente Automatismen zu nutzen. Dabei gehen wir wie folgt vor:

  • E-Mail-Nachrichten werden nicht mehr aus einem herkömmlichen E-Mail-Programm (Outlook, Notes, Gmail, etc.), sondern aus einer Teammailbox im Service Champion versendet.
  • Alle Informationen zu einer Kundenanfrage, Marketingaktivität, Verkaufsprojekt, etc. werden zentral gesammelt und durch einen Dispatcher der verantwortlichen Person zugewiesen.
  • Die gesamte E-Mail-Kommunikation wird nun automatisch in einem Ticket gesammelt somit gehen keine Konversationen verloren.

Ihre Vorteile:

  • Alle involvierten Mitarbeitenden sind stets informiert, welche Tickets noch zu bearbeiten sind.
  • Dank der Transparenz steigt die Qualität der E-Mail-Antwort.
  • Mitarbeitende können per Mausklick nach Kunden oder Tickets suchen und die gewünschten Informationen und E-Mail-Kommunikationen schnell abrufen.
  • Die E-Mail-Automatisierung kann zusätzlich mit intelligenten Formularen und Workflows im Service Champion ergänzt werden.
  • Dank dem Rechtemanagement ist konfigurierbar, wer welche E-Mails lesen und bearbeiten darf.
  • Vorgesetzte haben jederzeit den Überblick über alle offenen Anfragen und Projekte.
  • Lange Projektübergaben, z.B. vor den Ferien, sind nicht mehr nötig.

Die E-Mail Kommunikation ist noch ein junges Medium und wird daher immer noch wenig strukturiert. Im Gegensatz zur Briefkommunikation hat sich die E-Mail-Kommunikation nicht über Jahrzehnte entwickelt und es gibt keine Formalien, die vom Absender und Empfänger selbstverständlich eingehalten werden. Machen auch Sie sich Gedanken, wie Sie die E-Mail-Kommunikation in Ihrem Unternehmen optimieren können, es lohnt sich.

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