5 notwendige Stützpfeiler für ein erfolgreiches SaaS-Management

SaaS setzt voraus, dass Unternehmen und ihre Mitarbeitenden flexibel auf Veränderungen reagieren können (vgl. Blogartikel «Flexibilität als Zwickmühle von SaaS»). Mitarbeitende werden gefordert Systemanpassungen schneller anzunehmen, d.h. sich kontinuierlich weiterzubilden und gewohnte Prozesse abzulegen. Genau das stellt die Herausforderung dar, denn der Mensch ist bekanntlich ein «Gewohnheitstier». Umso mehr kann man davon ausgehen, dass Mitarbeitende Widerstand gegen fortlaufende Softwareanpassungen leisten. Wie bleibt man trotzdem wandlungsfähig im Unternehmen?

Es gibt eine einfache Methode, wie man nach der SaaS-Einführung das Gleichgewicht im Unternehmen halten kann: Das Management braucht nur sicherzustellen, dass Mitarbeitende eine Routine für die fortlaufenden Systemanpassungen entwickeln.  Dabei sind die folgenden fünf Pfeiler starke Stützen für diesen Adaptionsprozess:

  1. Kommunikation: Eine konsequente Kommunikation der fortlaufenden Systemanpassungen über die gleiche Person (z.B. Superuser oder Manager) ist sehr hilfreich für alle Beteiligten. Dadurch gibt es keine unerwarteten Veränderungen im System und es entstehen keine Unruhen bei Anpassungen. Vorzugsweise wird vor und nach der Umsetzung kommuniziert.2
  2. Schulung: Häufig werden Schulung und Übung als eine einmalige Angelegenheit bei der Einführung erachtet. Dabei sollte gerade bei grossen Systemveränderungen eine erneute Schulung in Betracht gezogen werden. Die Systemanpassungen und allfällige Änderungen im Arbeitsablauf sollen zumindest allen Systembenutzern vorgeführt werden.
  3. Dokumentation: Zur Untermauerung der Kommunikation und Schulung sollen Arbeitsabläufe kurz festgehalten werden, damit die Informationen für jedermann zugänglich sind. Dadurch geht das Wissen nicht verloren und Unklarheiten können einfacher geklärt werden.
  4. Koordination: Ein regelmässiger Austausch im Team über Hindernisse und Arbeitsweisen helfen die Benutzung des Tools zu verbessern. Dabei ist es wichtig, eine interne Ansprechperson (z.B. Superuser) zu haben, welche überforderten Benutzern erste Hilfe leisten kann. Ein geregelter Koordinationsmechanismus erleichtert zudem die Zusammenarbeit mit dem SaaS-Anbieter.
  5. Mitwirken: Der Einbezug von Mitarbeitenden bei Systemveränderungen ist massgebend. Die Arbeitsabläufe werden nicht starr vorgegeben, sondern gemeinsam erarbeitet. Somit steigen die Eigenverantwortung und die Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden.

Je besser diese fünf Stützpfeiler aufgestellt sind, umso höher ist der Nutzen, den man aus einer SaaS-Lösung ziehen kann. Das Management braucht die notwendigen Ressourcen bereitzustellen und die Systemanpassungen als einen neuen, routinierten Prozess aufzunehmen.

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Autorin: Neena Kalayamthanam

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